Tedarik/Satın Alma Fonksiyonu

Geniş anlamda tedarik fonksiyonu, işletmenin üretimde bulunabilmesi için ihtiyaç duyduğu üretim faktörlerinin temin edilip üretim için hazır halde bulundurulmaları eylemlerini kapsar.

Yeni kurulan bir işletmeye yalnızca para olarak sermaye konduğunda, üretim için gerekli varlıkların satın alınması gerekecektir.

Aktif değerler olarak adlandırılan bu varlıklar, üretim faktörlerinin bir bölümünü oluşturur.

İşletme bilançosunun aktif tarafında bulunan faktörler (belirli bir para harcanarak satın alınan aktif varlıklar):

Mal stokları

Hammadde

Yardımcı madde

Parça veya mal stokları

Sabit değerler

Arazi, bina

Makina

Demirbaşlar

Haklar

Lisans, marka veya imtiyaz gibi haklar

İşletmede insan dışındaki bütün varlıkların değeri para ile ölçülebilir. İnsanın değeri para ile ölçülemez. Bu nedenle işgören, müteşebbis veya yönetici olarak insan işletme bilançosunda üretim faktörü olarak gösterilemez. İnsanların kendileri değil, yalnızca emekleri para ile ölçülebilir. İşgörenlerin emeği, belirli bir ücret karşılığında kiralanır. Bir üretim faktörü olarak işgören emeği tedariki, genel tedarik işlevinden ayrı olarak ele alınmaktadır.

Hammaddelerin, yardımcı maddelerin, üretimde kullanılan bir takım parçaların ve işletme malzemelerinin tedariki satın alma kavramı içine girmektedir.,

Diğer tüm aktiflerin tedariki ise, finans işlevinin görevleri arasında yer almaktadır.

İşletmenin insanların ihtiyacı olan mal ve hizmeti üretebilmek için gerekli olan her türlü üretim faktörünü elde etmesine tedarik denir.

Bu faktörlerden sadece hammadde, yardımcı madde, işletme malzemesi ve parçaların tedarikine ise satın alma denir.

Tedarik fonksiyonu, işletmenin etkinlik ve kârlılığı üzerinde önemli ölçüde etkileyici bir role sahiptir.

Bu bakımdan hammadde ve diğer işletme malzemelerinin tedarikinde uygunluğun sağlanmasına büyük özen gösterilmesi gerekir.

Hammadde, yardımcı madde ve işletme malzemelerinin tedarikinde en uygun miktar, toplam yıllık tedarik maliyetlerini en aza indiren stok düzeyleridir.

İşletmeler çeşitli yöntem ve tekniklerden yararlanarak toplam yıllık tedarik maliyetlerini en alt düzeye indiren sipariş miktarını belirlerler.

Miktar Yönünden Uygunluk

Gereğinden fazla tedarik miktarı; bir yönden sipariş, satınalma ve taşıma giderlerini diğer yandan da depolama, faiz, sigorta ve fire giderlerini yükseltmek suretiyle işletmeyi büyük bir mali külfet altına sokacaktır.

Tedarik miktarının ihtiyacın altında gerçekleşmesi durumunda da bu kez üretimin aksaması ve siparişlerin zamanında karşılanamaması gibi sorunların ortaya çıkması söz konusu olacaktır.

Kalite Yönünden Uygunluk

Üretimde kullanılacak hammadde, yardımcı madde ve işletme malzemesinin önceden belirlenen kalite standartlarına uygunluğu da önemlidir.

Çünkü, üretilen ürünün kalite düzeyi ile kullanılan malzemenin kalitesi arasında doğrusal bir ilişki vardır.

Zaman Yönünden Uygunluk

Tedarik işlemlerinde zamanlamanın önemi büyüktür.

Zamanından önce satın alınan hammadde ve malzemeler, işletme sermayesinin atıl stoklara bağlanmasına ve işletmeye gereksiz mali külfetler yüklemesine neden olacaktır.

Geciken satın almalar ise, üretimin aksamasına, siparişlerin karşılanamamasına ve pazarın (müşterilerin) kaybedilmesine neden olacaktır.

Kaynak Yönünden Uygunluk

Malzemenin uygun kaynaklardan sağlanabilmesi için tedarik departmanının pazarın yapısı ve satıcılarla ilgili güvenilir verilere sahip olması gerekir.

Kaynak konusunda önem arz eden bir diğer nokta da, belirli bir hammadde veya malzemenin tek bir satıcıdan mı? Yoksa değişik kaynaklardan mı? Sağlanacağına karar verilmesidir.

İşletmenin ihtiyaç duyduğu hammadde ve malzemelerin tek bir kaynaktan tedarik edilmesi durumunda fiyatta indirim, kalitede kararlılık, malzeme temininde öncelik, süreklilik ve güvenilirlik sağlanabilir.

Ancak tek bir kaynağa bağlanmak, pazarlık gücünün ve esnekliğin yitirilmesi ve satıcıya tekelci güç kazandırılması gibi önemli sakıncaları da beraberinde getirecektir.

Fiyat Yönünden Uygunluk

Üretim için gerekli hammadde ve malzemeler uygun fiyattan tedarik edilmelidir.

En düşük fiyat, her zaman en uygun fiyat demek değildir.

Kriterler

Tedarik bölümünün çalışmalarının değerlendirilmesinde en çok şu kriterler kullanılır;

Satın alma maliyet oranı

Sipariş maliyet oranı

Satın alma etkinlik endeksi

Belirli bir dönemde geciken sipariş sayısı

Hammadde ve malzeme tedarikindeki yetersizlik nedeniyle kaybedilen makina saati

Satın alınan malzeme ve maddelerin yol açtıkları imalat kayıpları

Satın Alma Planlaması

Üretilen malın insan ihtiyaçlarını arzulanan biçimde gidermesi yada kullanılma amacını tam olarak karşılaması gerekir. Örneğin pişirilen bir ekmeğin zevkle yenilebilmesi, üretilen bir saatin zamanı doğru olarak ölçmesi gibi.

Bu özelliğe, malın işlevi adı verilir. Malın işlevini gerektiği biçimde yerine getirebilmesi her şeyden önce mal üretilirken kullanılan hammaddeler, hazır parçalar ve yardımcı maddelere bağlıdır. Bu nedenle söz konusu maddelerin seçilmesinde ve satın alınmasında gelişigüzel değil, planlı hareket edilmelidir.

İşletmelerde hangi tür maddenin hangi işlerde, ne miktarlarda kullanılacağı; üretim planlarından, teknik resimlerden, parça listelerinden, üretim formül ve reçetelerinden ve benzeri teknik bilgilerden anlaşılır.

Ayrıca belirli bir üretimi gerçekleştirmek için hangi tür maddeden ne miktarda kullanılması gerektiği, standart olarak daha önceden belirlenmektedir. Satın alma yöneticisi, her türlü hammaddenin birim fiyatının tahmininden sorumludur. Önemli olan geçmişteki fiyatlar değil, gelecekteki fiyatlardır. Diğer taraftan birim navlun veya taşıma giderleri de tahmin edilen hammadde fiyatına eklenmelidir.

Mevcut satın alma sözleşmeleri, eski satın alma sözleşmeleri, pazar araştırmaları, satıcı işletmelerin fiyat teklifleri birim hammadde fiyatının saptanmasına ışık tutabilir. Her türlü satın alma eyleminin bir merkezden yürütülmesine merkezileşme denir. Daha alt bölümlere de satın alma yetkisi verilmesine ise merkezileşmeme denir.

Satın almada merkezileşmenin ne gibi üstünlükleri vardır?

Alımların büyük miktarda olması nedeniyle, fiyatlarda indirim (iskonto) yaptırılabilir.

Hammadde ve taşıma maliyetleri düşer.

Satın alınan hammaddelerin kalite kontrolünün daha bilimsel yöntemlerle (istatistiki kalite kontrol gibi) yapılması mümkün olur.

Satın alınan hammaddelere ilişkin stok kontrolü daha bilimsel bir biçimde yapılır.

Büyük alımlar yapılacağından krediyle satın alma dahil, her türlü alım kolaylığı elde edilebilir.

Satın almada merkezileşmenin ne gibi sakıncaları vardır?

Gereksiz yazışmalar olur, bürokrasi artar, işler ağır yürür.

Bağlı işletmelerin yada alt bölümlerin gerçek satın alma istekleri ve satın alınacak malların kalitesine ilişkin bilgiler merkeze olduğu gibi değil, değişerek ulaşır.

Bağlı işletmelerin yada alt bölümlerin ihtiyaçları tam zamanında karşılanamaz

Satın alınacak malları bizzat kullanacak işletmeler veya bölümler ile satıcı işletmeler arasında yüz yüze bir ilişki kurulamaz ve gerekli görüşmeler yapılamaz.

Satın alınan ve merkezde toplanan yada depolanan hammaddeler buradan ilgili işletmelere veya bölümlere gönderileceği için gereksiz taşımalar, yüklemeler, boşaltmalar ve depolamalar olur. Bu da maliyetleri artırır.

Uygulamada her iki ilke birden de kullanılabilir. Devamlı ve büyük miktarlarda satın alınan ham ve yardımcı maddeler merkezden satın alınır. Diğer özel ihtiyaçların karşılanması için alt bölümlere yetki verilir. Ancak bu alt birimler merkez tarafından sürekli denetlenir.